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Compañero: Soluciones Inova | Cliente: Garaje Isla Verde, LLC. | Ubicación: Puerto Rico | Tamaño: 170 empleados | Industria: Automotor

Garaje Isla Verde (GIV) comenzó hace 51 años como un taller de servicio automotriz fundado por el Sr. Carlos M. Quiñones y su esposa Carmen Delia González. El negocio familiar evolucionó para ser ahora el líder de la industria automotriz en Puerto Rico por la calidad de sus empleados que representan a Mercedes-Benz. Hoy se enorgullecen de continuar con su tradición de innovación y servicio al cliente y de extender esta experiencia única a través de su Distribuidor Virtual.

Al enfrentar la emergencia del COVID-19 en GIV sabían que tenían que actuar rápido para seguir teniendo éxito en lo que hacen. Esta pandemia sirvió como un doloroso recordatorio de que las empresas siempre deben estar adecuadamente preparadas para garantizar la continuidad del negocio. El gobierno ordenó cerrar todas las organizaciones no vitales para detener la propagación del virus. Esto significaba que el concesionario no podía recibir clientes y, lo que es peor, ¿cómo iba a seguir trabajando su personal durante este confinamiento?

Transición rápida en medio de la crisiss

Fue repentina y abruptamente que la estrategia de la empresa para la gestión del cambio tuvo que implementarse en cuestión de días, la transformación del negocio se volvió más personal y urgente que nunca. Todos los empleados ahora debían aprender a colaborar, realizar reuniones y compartir archivos manteniendo la seguridad a la que están acostumbrados con M365. Pero, ¿cómo, una empresa con más de 170 empleados, podría lograr este nuevo ambiente de trabajo en poco tiempo? Inova, que ayudó a GIV con sus pequeños pasos hacia la transformación digital con M365, creó un plan de adopción de aceleración para una red de “campeones” para ayudar a impulsar la adopción en la empresa, que incluía:

1. programa intensivo de entrenamiento
2. programa de apoyo

La capacitación es un elemento clave para empoderar a los usuarios finales porque proporciona conocimientos, fomenta la adopción y genera impulso en torno al uso de este innovador centro de colaboración. En el futuro, Inova realizó sesiones de capacitación virtual para estos campeones. Para mantener el interés de estos campeones, el instructor usó tácticas de enseñanza atractivas para ayudar a adoptar Teams. Desafió a los campeones, les enseñó cómo usar la tecnología y explicó el “por qué”, lo que aseguró que los usuarios finales se sintieran cómodos, capaces y autosuficientes al usar Teams. Después de completar la capacitación formal, el instructor de Inova brindó aprendizaje continuo y apoyo remoto a estos campeones y tuvo varios momentos de seguimiento para verificar quién pudo haber tenido dificultades, brindar asistencia adicional y tener reuniones individuales para aquellos que tenían más. preguntas profundas.

¡Estos campeones ahora están enseñando al resto de la organización cómo adoptar Teams!
Una experiencia verdaderamente unificada

Con Microsoft Teams, GIV ha creado una experiencia unificada para chatear, compartir información, reuniones y llamadas que une a toda la empresa. Los empleados ahora pueden compartir fácilmente información y contactos, crear espacios de trabajo virtuales cuando los necesiten y, en última instancia, trabajar de una manera más eficiente y eficaz. Esto ha ayudado a GIV a mejorar su productividad y colaboración y ya no hay barreras para trabajar desde casa. Ha ayudado a su negocio a ponerse en marcha desde que comenzó la crisis de COVID-19. Los usuarios han expresado cuán contentos están con la herramienta, lo mismo para el equipo de TI y los gerentes lo han expresado. Inova tuvo el honor de recibir los comentarios de su gerente general, el Sr. Pérez-Carro, agradeciéndonos por todos los beneficios que Teams les ha brindado.

“Los equipos no podrían haber llegado en mejor momento. A pesar del confinamiento por el que estamos pasando, nos ha permitido trabajar en equipo de forma remota”.​

– Francisco Pérez-Carro, Gerente General​, 2020

“Como gerente de sistemas de información, hace tiempo que buscaba una plataforma integrada que permitiera la colaboración entre usuarios y departamentos dentro y fuera de la empresa. Una plataforma que me permitiría organizar de forma centralizada la operación diaria para dar soporte a los usuarios y tener la mayoría de los recursos accesibles en un único entorno”.

– Eugenio Cardona, Gerente de TI​, 2020

Su personal ahora puede trabajar desde casa; los gerentes pueden tener sus reuniones con todo su personal de forma segura y remota. Atienden a sus clientes a través de Teams, ya sea por mensajería instantánea o por llamadas, ya que recientemente agregaron el sistema telefónico y los planes de llamadas a su suscripción y pueden realizar llamadas externas a los clientes y sus socios. Para agregar automatización a estos nuevos procesos, GIV implementó Auto Attendants y Call Queues que se han convertido en una gran necesidad durante este problema de COVID-19.

Con Teams, ahora hay una gran reducción en la cantidad de tiempo necesario para iniciar sus reuniones y ahora los miembros del personal programan reuniones de solo media hora, lo que realmente no podían hacer antes. Otra ventaja es que con la ayuda del asistente de programación, es más fácil crear reuniones, especialmente cuando es necesario que participen varios colegas. Eso es un gran beneficio, tanto en términos de satisfacción del personal como en la productividad de las reuniones.

Logrando un nuevo pico en la colaboración

El uso de Microsoft Teams ha aumentado enormemente desde que se implementó el plan de adopción de aceleración. Otro factor importante es el uso del correo electrónico, este se redujo en casi un 35% ya que los miembros del personal de GIV ahora se comunican a través de Teams de manera más proactiva y eficiente; los correos electrónicos internos se han reemplazado por mensajes de chat en Teams. Los usuarios ahora usan el correo electrónico para lo que se supone que debe hacer, comunicación externa, donde sea necesario.

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GIV había implementado una poderosa herramienta como M365 que tiene soluciones integradas para sus necesidades actuales como Teams, SharePoint y OneDrive, pero algo que necesitaba ser adoptado por toda la empresa. Con el soporte y la orientación de Inova, GIV ahora puede beneficiarse aún más de sus servicios en la nube de Microsoft 365 y hacer que su compra sea más rentable. Antes de nuestra solución, usamos Microsoft Teamwork Assessment como base para la evaluación que realizamos para GIV. Lo que hizo de esta una solución única fue la confianza que el cliente tiene con Inova y el conocimiento y los recursos para responder a su repentina necesidad y ofrecer una solución personalizada. Inova ha implementado Teams para 3 empresas más como: Área Local de Desarrollo Laboral, SIMED y HeadStart Humacao.