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1. Comience con buenos procesos implementados. Cree plantillas para SharePoint y configure procesos de negocios con respecto a cuándo se agregan datos a SharePoint. Instruya a los empleados sobre el uso de SharePoint y anímelos a hacer preguntas.

2. Cree equipos para organizar sus datos y documentos de SharePoint. Los equipos facilitan la distribución de información solo a quienes la necesitan, lo que les permite concentrarse específicamente en los documentos en los que están trabajando.

3. Organice sus datos corporativos. Los sitios de SharePoint deben servir como una intranet corporativa y un foco de gran parte del conocimiento de su empresa. Cree tanta documentación básica como sea posible para aclimatar a sus nuevos empleados.

4. Configurar alertas. Las alertas en SharePoint le notificarán automáticamente cuando se cambien documentos específicos, lo que le facilitará el seguimiento de la información que necesita. Las alertas también se pueden usar en documentos de alta prioridad para asegurarse de que se validen los cambios.

5. Aproveche un calendario compartido. Un sistema de calendario compartido de SharePoint es una de las características más solicitadas de SharePoint, ya que facilita que todos los miembros de un equipo de Microsoft trabajen juntos fácilmente.

6. Mantén una apariencia y sensación consistentes. Las plantillas no solo están ahí para personalizar un proyecto. La consistencia importa cuando se trata de productividad y eficiencia. A medida que se agregan nuevas páginas y sitios a SharePoint, deben auditarse para asegurarse de que sigan la guía de estilo de la empresa. Cualquier desviación hace que sea más difícil encontrar información.

7. Evite reducir la compatibilidad con dispositivos móviles. Algunas de las modificaciones que puede realizar en SharePoint pueden dificultar su uso en dispositivos móviles. Realice siempre pruebas en dispositivos móviles primero y evite introducir cualquier integración o cambio que pueda complicar las cosas para los usuarios móviles: las personas trabajan sobre la marcha con más frecuencia que nunca.

8. Cree embajadores para el uso de SharePoint. Asegúrese de que ciertos usuarios críticos puedan asistir a seminarios y estén actualizados sobre las características de productividad y colaboración dentro de SharePoint. Estos embajadores se pueden usar para capacitar a otros usuarios en el uso de estas nuevas características y funcionalidades, mejorando así la colaboración de manera continua y continua.

9. Integre con otras herramientas de Microsoft. MS Teams, Yammer y otras tecnologías del ecosistema de Microsoft pueden integrarse bien con SharePoint, lo que lo convierte en un centro central para todos los datos del usuario. Si bien SharePoint ofrece excelentes funciones de colaboración y administración de documentos, Yammer y MS Teams facilitan la comunicación individual y en grupos: al usarlos juntos se obtiene lo mejor de ambos mundos.

10. Agregue contenido diario a la página principal. Si agrega actualizaciones diarias a la página principal de SharePoint, es más probable que los usuarios inicien sesión y comiencen su día en la intranet. Esto garantiza que los usuarios siempre obtendrán las actualizaciones y los anuncios que necesitan de inmediato, al mismo tiempo que enfatiza la importancia de SharePoint para su trabajo. A menudo, el uso de SharePoint para la productividad se relaciona directamente con asegurarse de que los empleados utilicen la plataforma.

Estos son solo algunos de los trucos de productividad y colaboración más importantes que puede usar la próxima vez que use SharePoint. Para obtener más información sobre las ventajas de esta solución de colaboración, no dude en ponerse en contacto con nosotros en sales@inovacorporation.com.